Karta przyjęcia pojazdu: co sprawdzić, zanim weźmiesz kluczyki

Sobota, odbiór auta po myciu detailingowym. Klient obchodzi samochód, zatrzymuje się przy tylnych drzwiach i mówi: „Tej rysy wcześniej nie było”. Ty pamiętasz, że była. Pracownik, który przyjmował auto, też tak twierdzi. Tylko że na kartce przyjęcia jest ogólny szkic sedana, kółko narysowane gdzieś przy boku i podpis bez daty. A klient przyjechał SUV-em. Rozmowa, która mogła trwać minutę, zamienia się w negocjacje o rabat.

Tak wygląda typowy spór o uszkodzenie: słowo przeciwko słowu. Da się go uniknąć tylko w jednym momencie zlecenia, przy przyjęciu auta. Rozpisujemy, na co wtedy patrzeć i co zapisać, także na papierze. Na końcu pokazujemy kartę przyjęcia w AD CRM.

Dlaczego przyjęcie auta decyduje o odbiorze

Przy przyjęciu Ty i klient stoicie przy tym samym aucie. To jedyna chwila, w której obie strony widzą stan samochodu jednocześnie. Później zostaje już tylko pamięć i to, co zapisaliście. Dobre przyjęcie załatwia cztery sprawy naraz:

• Spór o uszkodzenia. Rysa, odprysk albo wgniecenie zapisane i podpisane przez klienta przy przyjęciu przestają być tematem przy odbiorze.
• Oczekiwania. Przy aucie słyszysz, co klientowi przeszkadza, a on słyszy od Ciebie, czego usługa nie usunie, na przykład rysy sięgającej podkładu. Przy odbiorze nikt nie jest zaskoczony.
• Zgody i warunki. Pozostawienie auta na noc, rzeczy wartościowe w środku, płatność, RODO. Klient podpisuje je raz, w jednym dokumencie, zanim zaczniesz pracę.
• Wizerunek. Klient widzi, jak traktujesz jego samochód, zanim dotkniesz go padem. Staranne obejście auta z protokołem to pierwszy dowód, że wiesz, co robisz.

Na co zwrócić uwagę przy przyjęciu auta

Do dobrego przyjęcia nie potrzebujesz systemu. Potrzebujesz stałej procedury, którą każdy w studiu wykonuje tak samo. Oto zasady, które robią największą różnicę:

1. Oglądaj auto w dobrym świetle. Półmrok przed bramą ukrywa rysy i hologramy. Wprowadź auto do hali albo użyj lampy inspekcyjnej i świeć pod kątem. Wtedy drobne uszkodzenia wychodzą od razu.
2. Brudne auto przyjmuj z adnotacją. Pod warstwą błota nie ocenisz lakieru. Zapisz w uwagach, że auto było brudne. Po umyciu obejrzyj je jeszcze raz i powiedz klientowi, co wyszło, zanim zaczniesz właściwą usługę.
3. Obchodź auto zawsze w tej samej kolejności. Na przykład od przedniego zderzaka zgodnie z ruchem wskazówek zegara, potem dach, szyby i koła. Przy stałej kolejności nic nie umyka, nawet gdy się spieszysz.
4. Zajrzyj tam, gdzie zwykle nikt nie patrzy. Progi, dolne krawędzie zderzaków, felgi przytarte o krawężnik, lusterka, odpryski na przedniej szybie, dach SUV-a albo busa. W pickupie dochodzi paka i jej burty, w kabriolecie dach materiałowy, w busie tylne drzwi.
5. Opisuj konkretnie. Wpis „rysa ok. 10 cm pod klamką tylnych lewych drzwi” da się sprawdzić, „rysy na boku” już nie. Zapisz, gdzie jest uszkodzenie i jak jest duże.
6. Rób dwa zdjęcia: ogólne i z bliska. Ogólne pokazuje, który to element, zbliżenie pokazuje samo uszkodzenie. Z samej fotki rysy z bliska nie wiadomo, gdzie ta rysa jest.
7. Zapisz to, czego nie widać na lakierze. Przebieg, poziom paliwa, liczbę kluczyków, dowód rejestracyjny, fotelik i rzeczy zostawione w środku. Przy odbiorze to też bywa tematem.
8. Klient podpisuje przed pracą. Najpierw pokaż mu zaznaczone uszkodzenia, potem poproś o podpis. Podpis pod szkicem, którego klient nie widział, w sporze niewiele znaczy.

Lista na każde przyjęcie

Kłopot z jednym wzorem auta

Większość papierowych kart przyjęcia ma jeden rysunek: sylwetkę sedana z góry i z boków. Programy do obsługi studia zwykle niewiele tu zmieniają: karta jest na ekranie, ale wzór auta wciąż jeden, ten sam dla każdego samochodu. Dopóki przyjmujesz sedany, jakoś to działa. Kłopot zaczyna się przy innych autach.

Pickup ma pakę i burty, których na szkicu nie ma, więc uszkodzenie paki ląduje w uwagach jako „tył, z lewej”. Kabriolet ma dach materiałowy, a szkic pokazuje blachę. Bus ma tylne drzwi dwuskrzydłowe, a pracownik zaznacza kółko na klapie bagażnika sedana. Każdy taki wpis trzeba potem tłumaczyć. W sporze tłumaczenie przegrywa z prostym pytaniem klienta: „Gdzie to jest zaznaczone?”

Do tego zgody leżą na osobnej kartce, zdjęcia w telefonie pracownika, a protokół w segregatorze, którego nikt nie może znaleźć, kiedy klient dzwoni po dwóch tygodniach.

Karta przyjęcia w AD CRM: rysunek pod każde auto

Kartę przyjęcia w AD CRM otwierasz w zleceniu: zakładka „Karta przyjęcia”, przycisk „Rozpocznij procedurę przyjęcia”. Karta jest podpięta pod zlecenie, więc protokół, zdjęcia i podpisy są tam, gdzie reszta zlecenia.

Najważniejszy na karcie jest rysunek auta z napisem „Schemat uszkodzeń — kliknij uszkodzony element”. Tu nie ma jednego wzoru dla wszystkich: rysunek zmienia się razem z autem. Do wyboru masz dziewięć nadwozi: Hatchback, Coupe, Combi, Sedan, SUV, BUS, Pickup, Kabriolet i Minivan. Na start system bierze nadwozie z typu auta zapisanego na karcie pojazdu. Jeśli się nie zgadza, pracownik zmienia je jednym kliknięciem w kafelek, dopóki karta jest szkicem.

Nazwy elementów pasują do nadwozia. W pickupie klikasz „Paka i klapa paki” albo „Burta paki L/P”, w kabriolecie „Dach materiałowy”, w minivanie „Drzwi przesuwne L/P”, a w busie „Drzwi tylne (oba skrzydła)”. Na rysunku jest 31 elementów do kliknięcia, w coupe i kabriolecie 29, bo nie mają tylnych drzwi. Uszkodzona paka ma więc swoją nazwę i swoje miejsce na rysunku.

Rysunek ma trzy widoki. W widoku „Uproszczony” całe auto jest rozłożone na jednym rysunku, więc widzisz wszystkie elementy naraz. Widok „Rzuty” pokazuje auto z pięciu stron: Lewy bok, Prawy bok, Przód, Widok z góry i Tył.

Trzeci widok to „3D”: model auta w wybranym nadwoziu, który obracasz palcem albo myszką i przybliżasz. Przyciski Przód, Tył, Lewy bok, Prawy bok, Góra i Skos ustawiają auto jednym kliknięciem. Usterki mają na modelu te same kolory co na rysunku, a element zaznaczasz, klikając prosto w niego. Model służy do oglądania i zaznaczania, a klient na terminalu podpisu i na wydruku widzi płaski rysunek.

Drobne, widoczne, poważne — widać od razu

Po kliknięciu elementu otwiera się okno „Opisz problem”. Uszkodzenie oznaczasz jednym kliknięciem jako Drobne (żółty), Widoczne (pomarańczowy) albo Poważne (czerwony). Nazwy opisują to, co widać na aucie przy oddaniu, a nie ocenę rzeczoznawcy, bo tę legendę czyta klient w protokole do podpisu. Sam rysunek jest szary, więc kolor oznacza na nim tylko uszkodzenie.

Do każdej usterki dopisujesz opis, a w wyższym planie dodajesz też zdjęcia. Miniatury widać od razu przy usterce, więc nie przekopujesz galerii telefonu.

Obok rysunku karta zbiera resztę rzeczy z listy wyżej: przebieg, poziom paliwa, naładowanie akumulatora, czystość wewnątrz i na zewnątrz, przekazane przedmioty (liczbę kluczyków, dowód rejestracyjny, fotelik dziecięcy), uwagi oraz warunki i zgody studia.

Podpis klienta i protokół do druku

Gdy karta jest gotowa, klikasz „Otwórz terminal podpisu”. Klient widzi rysunek ze swoimi zaznaczeniami obok listy usterek i podpisuje palcem albo rysikiem na ekranie. Podpisuje dokładnie to, co ma przed oczami.

Ten sam rysunek trafia na wydruk „Protokół przyjęcia pojazdu”, który drukujesz albo zapisujesz jako PDF. Nad podpisami stoi numer zlecenia, auto i numer rejestracyjny, więc protokołu nie pomylisz z innym. PDF wyślesz klientowi mailem jednym przyciskiem, kiedy uznasz, że trzeba.

Najczęstsze pytania

Czy mogę zmienić nadwozie, jeśli system wybrał złe?

Tak. Klikasz kafelek z innym nadwoziem, dopóki karta jest szkicem. Po podpisaniu karty nadwozia już się nie zmienia, dlatego sprawdź rysunek, zanim klient podpisze.

Czy klient dostaje kopię protokołu?

Tak, jeśli ją wydrukujesz albo wyślesz. Protokół drukujesz od razu, a PDF wysyłasz klientowi mailem przyciskiem w karcie. Sam podpis niczego nie wysyła.

Zanim zamkniesz tę stronę — jedna rzecz, niezależnie od tego, czym się zajmujesz.

Rynek zmienia się szybciej niż kiedykolwiek. Za kilka lat zostaną na nim firmy, które mają systemy, automatyzują procesy i korzystają z narzędzi — w tym ze sztucznej inteligencji. Reszta zniknie. I nie dlatego, że zabraknie im klientów — dlatego, że przepalą pieniądze tam, gdzie inni ich nie tracą.

Automatyzacja to nie musi być wielki system. To każda funkcja, która oszczędza czas — bo czas to pieniądz. Kiedy Ty albo Twój pracownik zamiast zarabiać odpisujecie na wiadomości, przepisujecie dane i pilnujecie terminów, firma traci podwójnie: płacisz za pracę, która nie przynosi przychodu.

Dlatego jedna rada: zacznij korzystać z jakiegokolwiek rozwiązania już teraz. Nasz system czy inny — nieważne. Ważne, żeby ruszyć, zanim koszty ręcznej roboty zrobią to za Ciebie.

Oczywiście zachęcamy, żebyś sięgnął po nasz — robimy to od ponad 8 lat, budujemy nie jeden, a kilka systemów i wszystko, co się w nich sprawdza, przenosimy tutaj. Nad kolejnymi funkcjami, które odciążą Cię jeszcze bardziej od spraw administracyjnych i oddadzą Ci czas na zarabianie, pracujemy już od miesięcy.

---

CRMdlakazdego.pl — „Wiedza o kliencie na jedno kliknięcie.”